Entenda os prazos para expedição e registro, quando a demora pode ser ilegal e em quais situações cabe mandado de segurança.
Introdução
Concluir um curso superior, realizar a colação de grau e continuar esperando pelo diploma pode gerar consequências muito mais sérias do que um simples transtorno administrativo.
O documento pode ser necessário para tomar posse em concurso público, obter registro profissional, assumir emprego, ingressar em pós-graduação, comprovar titulação ou exercer regularmente determinada profissão.
Por isso, quando a instituição de ensino demora excessivamente para expedir ou registrar o diploma, surge uma dúvida importante: é possível impetrar mandado de segurança para obrigar a faculdade ou universidade a fornecer o documento?
Em determinadas situações, sim.
A legislação estabelece prazos para a expedição e o registro dos diplomas, e a jurisprudência admite o uso do mandado de segurança quando o aluno já cumpriu os requisitos acadêmicos e a demora da instituição se torna injustificada.
Existe prazo para a instituição expedir o diploma?
Sim.
No âmbito do sistema federal de ensino, a Portaria MEC nº 1.095/2018 determina que as instituições de ensino superior devem expedir o diploma no prazo máximo de 60 dias, contado da data da colação de grau.
Depois da expedição, o diploma deve ser registrado, em regra, em até outros 60 dias.
Quando a instituição não possui autonomia para realizar o próprio registro, deverá encaminhar o diploma à instituição registradora no prazo máximo de 15 dias, e esta terá até 60 dias para efetuar o registro.
Esses prazos podem ser prorrogados uma única vez, por igual período, desde que a instituição apresente justificativa adequada.
Portanto, a instituição não possui prazo indefinido para entregar o diploma ao estudante.
Expedição e registro do diploma são a mesma coisa?
Não.
A expedição corresponde à emissão do diploma pela instituição responsável pela formação do estudante.
O registro é a etapa que confere ao diploma de graduação sua regularidade formal e validade nacional nos termos da legislação educacional.
Dependendo da natureza da instituição, essas duas atividades podem ser realizadas pela própria universidade ou envolver uma instituição registradora distinta.
Essa diferença é importante porque, diante da demora, é necessário identificar em qual etapa o procedimento está parado e qual instituição é responsável pelo atraso.
Quando a demora pode ser considerada ilegal?
Nem todo atraso significa automaticamente ilegalidade.
É necessário verificar:
- quando ocorreu a colação de grau;
- quando o diploma foi solicitado;
- se existe alguma pendência acadêmica ou documental;
- se o prazo regulamentar já terminou;
- se houve prorrogação formal e justificada;
- se a instituição informou a razão concreta da demora;
- se o atraso está causando prejuízo ao estudante.
A situação se torna juridicamente mais relevante quando o aluno já cumpriu todas as exigências acadêmicas, não possui qualquer pendência e, mesmo assim, permanece por período excessivo aguardando providência que depende exclusivamente da instituição.
O TRF3 já reconheceu como ilegal a demora injustificada na expedição de diploma quando preenchidos os requisitos necessários e o atraso era exclusivamente imputável à instituição de ensino. Em um dos casos analisados, transcorreram cerca de dez meses após a colação de grau sem a emissão do documento.
Cabe mandado de segurança?
Em determinadas situações, sim.
O mandado de segurança é uma medida judicial destinada à proteção de direito líquido e certo diante de ilegalidade ou abuso de poder, desde que os fatos relevantes possam ser demonstrados por documentos.
Nos casos de demora na expedição do diploma, a discussão costuma ser adequada a essa via quando é possível comprovar documentalmente que:
- o curso foi concluído;
- houve colação de grau;
- não existem pendências acadêmicas;
- o diploma foi solicitado;
- o prazo para sua emissão ou registro transcorreu;
- a instituição permanece omissa ou apresenta justificativa insuficiente.
Há precedentes dos Tribunais Regionais Federais concedendo segurança para determinar a expedição do diploma diante de demora injustificada. O TRF3, por exemplo, já manteve sentença que assegurou ao estudante a emissão do documento após reconhecer que estavam preenchidos os requisitos e que o atraso era imputável à instituição.
A demora precisa ultrapassar os 60 dias?
A Portaria MEC nº 1.095/2018 estabelece, como regra, prazo máximo de 60 dias para expedição, contado da colação de grau, admitindo prorrogação justificada uma única vez por igual período.
Por isso, o simples fato de o diploma ainda não ter sido entregue poucos dias depois da colação não significa necessariamente que exista ilegalidade.
A análise muda quando o prazo regulamentar é ultrapassado sem justificativa adequada.
Também podem existir situações de urgência concreta que exigem avaliação específica, especialmente quando o estudante precisa do documento para assumir cargo público, realizar registro profissional ou não perder oportunidade profissional.
O ponto central é verificar se existe omissão juridicamente injustificada e direito demonstrável por prova documental.
Leia também: Colação de grau especial e declaração de conclusão de curso podem evitar a perda de oportunidades profissionais
A faculdade pode alegar problemas administrativos internos?
Problemas internos da instituição não constituem, por si só, justificativa suficiente para impor ao estudante uma espera indefinida.
A jurisprudência já reconheceu que dificuldades administrativas internas não podem ser transferidas ao aluno quando ele cumpriu regularmente todas as exigências acadêmicas.
O TRF1, por exemplo, manteve decisão em mandado de segurança envolvendo demora na expedição de documento acadêmico pela Universidade Federal da Bahia, destacando os princípios da razoabilidade, eficiência e livre exercício profissional.
Assim, justificativas genéricas como “problemas no sistema”, “demanda elevada”, “procedimento interno” ou “aguardando setor responsável” precisam ser analisadas à luz do tempo já transcorrido e das circunstâncias concretas.
E se a instituição disser que o diploma está em registro?
Nesse caso, é necessário verificar quando o documento foi expedido e encaminhado para registro.
A Portaria nº 1.095/2018 também estabelece prazo para essa etapa.
O diploma expedido deve ser registrado em até 60 dias. Nas instituições sem autonomia para registro, o documento deve ser encaminhado à registradora em até 15 dias, que terá, em regra, 60 dias para realizar o registro.
Portanto, a afirmação de que o diploma “está em registro” não significa que não exista prazo.
É recomendável solicitar por escrito:
- data da expedição;
- data do encaminhamento para registro;
- identificação da instituição registradora;
- número de protocolo;
- previsão para conclusão.
Esses documentos também podem ser relevantes em eventual medida judicial.
A urgência profissional faz diferença?
Pode fazer.
A demora é particularmente sensível quando impede o estudante de exercer direitos ou aproveitar oportunidades que dependem da apresentação do diploma.
Isso pode ocorrer quando o documento é necessário para:
- posse em concurso público;
- registro em conselho profissional;
- contratação em emprego;
- promoção funcional;
- matrícula em pós-graduação;
- comprovação de titulação;
- exercício profissional.
A jurisprudência leva em consideração os prejuízos concretos decorrentes do atraso. Em precedente do TRF3, a demora na emissão do diploma foi considerada especialmente grave porque impedia o egresso de trabalhar em sua área de formação.
Quanto mais objetiva e comprovável for a urgência, mais clara será a demonstração do risco decorrente da demora.
Quais documentos são importantes?
Antes de adotar qualquer medida, o estudante deve reunir documentos capazes de comprovar a situação.
Normalmente são relevantes:
- histórico escolar;
- comprovante de conclusão do curso;
- comprovante de colação de grau;
- declaração de inexistência de pendências;
- protocolo de solicitação do diploma;
- e-mails e requerimentos encaminhados à instituição;
- respostas fornecidas pela faculdade ou universidade;
- documentos demonstrando o tempo de espera;
- convocação para concurso ou emprego, quando houver;
- exigência de conselho profissional;
- comprovante do prazo para apresentação do diploma.
No mandado de segurança, essa documentação é especialmente importante porque a demonstração do direito deve ser feita, em regra, por prova pré-constituída.
É importante fazer um requerimento administrativo antes?
É recomendável formalizar a solicitação.
Se o estudante apenas realiza contatos telefônicos ou conversas informais, pode posteriormente encontrar dificuldade para demonstrar há quanto tempo solicita a emissão do documento e quais justificativas foram apresentadas.
O requerimento administrativo permite registrar:
- a data da solicitação;
- a situação acadêmica;
- a urgência;
- o tempo já transcorrido;
- a resposta ou omissão da instituição.
Também é recomendável requerer informação sobre a fase atual da expedição ou registro do diploma e solicitar uma previsão formal para conclusão do procedimento.
É preciso esperar indefinidamente uma resposta administrativa?
Não.
A existência de procedimento administrativo não significa que o aluno seja obrigado a aceitar uma demora indefinida.
Quando o direito já pode ser documentalmente demonstrado e a instituição permanece omissa além de prazo razoável ou regulamentar, é possível avaliar a adoção de medida judicial.
Cada caso, contudo, precisa ser examinado individualmente, principalmente para verificar a existência de eventual pendência legítima que esteja impedindo a expedição.
Mandado de segurança pode determinar a expedição do diploma?
Sim, desde que estejam presentes os requisitos para a concessão da ordem.
Há precedentes em que o Poder Judiciário determinou diretamente a expedição do diploma ou a adoção das providências necessárias ao seu fornecimento.
No TRF3, por exemplo, há julgamento em mandado de segurança no qual a sentença concedeu a ordem especificamente para assegurar ao impetrante a emissão de seu diploma.
Também existem precedentes reconhecendo como injustificada a omissão prolongada da instituição em encaminhar diploma para registro.
Isso não significa, porém, que toda demora gere automaticamente direito à concessão da segurança. É necessário demonstrar que o estudante efetivamente preencheu os requisitos e que o obstáculo decorre de atraso ou omissão indevida da instituição.
E se ainda houver pendência acadêmica?
A situação é diferente.
O mandado de segurança não serve, em regra, para transformar uma pessoa que ainda não concluiu regularmente o curso em graduada.
Se existem disciplinas, estágio, internato, TCC, atividades complementares ou qualquer outro requisito curricular pendente, será necessário analisar a legitimidade dessa pendência.
Por isso, antes de discutir judicialmente a demora na expedição do diploma, é essencial verificar se o problema é realmente administrativo ou se ainda existe alguma questão acadêmica que impeça legitimamente sua emissão.
Diploma e certificado de conclusão são equivalentes?
Não necessariamente.
O certificado ou declaração de conclusão pode ser utilizado para comprovar temporariamente que o estudante concluiu o curso em determinadas situações, mas não substitui definitivamente o diploma para todas as finalidades.
Além disso, profissões regulamentadas e determinados concursos ou procedimentos administrativos podem exigir documentação específica.
Por isso, mesmo que a instituição forneça declaração provisória, o aluno continua possuindo interesse legítimo na expedição regular do diploma dentro do prazo aplicável.
A instituição pode cobrar pela primeira via do diploma?
Em regra, a expedição e o registro do diploma, do histórico escolar final e do certificado de conclusão integram os serviços educacionais prestados pela instituição e não devem gerar cobrança adicional pela apresentação padrão.
O MEC ressalva hipóteses relacionadas a apresentação decorativa ou tratamento gráfico especial escolhido pelo aluno.
Assim, a instituição não deve condicionar indevidamente a entrega da primeira via regular do diploma ao pagamento de taxa que não seja juridicamente cabível.
Conclusão
A demora na expedição ou no registro do diploma pode justificar a impetração de mandado de segurança quando o estudante já concluiu regularmente o curso, realizou a colação de grau, cumpriu suas obrigações acadêmicas e enfrenta atraso injustificado imputável à instituição.
A Portaria MEC nº 1.095/2018 estabelece prazo máximo de 60 dias para a expedição e disciplina também o prazo de registro, admitindo prorrogação uma única vez por igual período quando devidamente justificada.
A jurisprudência reconhece que instituições de ensino não podem prolongar indefinidamente a entrega do documento por dificuldades administrativas internas, principalmente quando o atraso compromete o exercício profissional ou outra situação juridicamente relevante.
Por isso, é importante diferenciar uma demora ainda inserida no procedimento regular de emissão de uma omissão excessiva e injustificada.
Se o prazo já foi ultrapassado, o primeiro passo é reunir os documentos acadêmicos, formalizar a cobrança perante a instituição e obter informações sobre a situação do diploma.
Persistindo a omissão e havendo documentação suficiente, pode ser necessário avaliar o ajuizamento de mandado de segurança para assegurar a expedição ou o registro do documento.
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FAQ: Perguntas Frequentes
Quanto tempo a faculdade tem para expedir o diploma?
No sistema federal de ensino, a Portaria MEC nº 1.095/2018 estabelece prazo máximo de 60 dias contado da colação de grau, admitida prorrogação uma única vez por igual período, desde que devidamente justificada.
Quanto tempo pode levar o registro do diploma?
Em regra, o registro deve ocorrer em até 60 dias após a expedição. Quando a instituição não possui autonomia para registrar, existem também prazos para encaminhamento à instituição registradora.
A faculdade atrasou meu diploma. Posso entrar com mandado de segurança?
Dependendo das circunstâncias, sim. É necessário demonstrar que o curso foi concluído, que não existem pendências legítimas e que há atraso ou omissão injustificada da instituição.
Preciso comprovar que solicitei o diploma?
É importante possuir protocolos, requerimentos, e-mails ou outros documentos que demonstrem a solicitação e a demora.
Preciso esperar o prazo da faculdade terminar?
É necessário analisar o prazo regulamentar e eventual prorrogação justificada. Situações de urgência concreta também podem exigir avaliação específica.
Posso pedir liminar?
Dependendo do caso, pode ser formulado pedido de tutela liminar, especialmente quando a demora coloca em risco uma posse, contratação, registro profissional ou outra oportunidade com prazo determinado.
A faculdade pode justificar a demora alegando problemas internos?
Dificuldades administrativas internas não justificam automaticamente atrasos excessivos. A jurisprudência já afastou esse tipo de justificativa quando o aluno cumpriu suas obrigações e a demora se tornou irrazoável.
Declaração de conclusão elimina o direito ao diploma?
Não. O fornecimento de documento provisório não elimina o dever de expedir e registrar regularmente o diploma.
