Entenda quando certificado, histórico e colação de grau podem substituir o diploma e o que fazer em caso de negativa.
Introdução
Ser aprovado em concurso público e, no momento da posse, ainda não estar com o diploma em mãos é uma situação relativamente comum.
Muitas instituições de ensino levam semanas ou até meses para expedir e registrar o diploma após a conclusão do curso. Nesse intervalo, o candidato pode possuir declaração ou certificado de conclusão, histórico escolar e comprovante de colação de grau, mas ainda não ter recebido o documento definitivo.
A dúvida, então, é objetiva: a declaração de conclusão de curso pode substituir o diploma para fins de posse em concurso público?
Em determinadas situações, sim.
A jurisprudência admite que a Administração não transforme a exigência do diploma em formalidade excessiva quando o candidato consegue comprovar, por outros documentos oficiais, que efetivamente concluiu a formação exigida para o cargo.
Quando o diploma deve ser apresentado?
Em regra, a escolaridade exigida para o exercício do cargo público deve estar comprovada no momento da posse, e não necessariamente na inscrição ou durante as etapas anteriores do concurso.
Esse entendimento está consolidado na Súmula 266 do Superior Tribunal de Justiça:
“O diploma ou habilitação legal para o exercício do cargo deve ser exigido na posse e não na inscrição para o concurso público.”
Portanto, o ponto central é verificar se, na data da posse, o candidato já possui efetivamente a formação exigida para o cargo.
A declaração de conclusão pode substituir o diploma?
Em determinadas circunstâncias, a declaração ou o certificado de conclusão de curso pode ser suficiente para comprovar a escolaridade, especialmente quando o candidato já concluiu todas as exigências acadêmicas e a ausência do diploma decorre apenas do procedimento administrativo necessário à sua expedição.
O diploma é o documento formal destinado a comprovar determinada formação acadêmica. Contudo, se outros documentos oficiais demonstram de maneira segura que o candidato concluiu o curso, impedir a posse exclusivamente porque o diploma definitivo ainda não foi emitido pode representar excesso de formalismo.
O STJ já analisou situação semelhante no REsp 1.784.621/BA. No caso, a candidata apresentou certificado demonstrando a conclusão do curso de Pedagogia e a realização da colação de grau antes do encerramento do prazo para apresentação dos documentos necessários à posse. O Tribunal de origem considerou suficiente essa comprovação, entendimento mantido no julgamento pelo STJ.
O ponto relevante é que não se dispensou a escolaridade exigida. O que se reconheceu foi que a conclusão do curso poderia ser demonstrada por documento idôneo diferente do diploma definitivo.
O que a declaração precisa comprovar?
Nem toda declaração emitida pela instituição de ensino possui o mesmo conteúdo.
Para fortalecer a comprovação da formação, o documento deve indicar claramente que o candidato concluiu o curso, cumpriu as exigências acadêmicas necessárias e, quando pertinente, realizou a colação de grau.
É recomendável que o candidato tenha, sempre que possível:
- declaração ou certificado de conclusão do curso;
- histórico escolar completo;
- certificado ou ata de colação de grau;
- documento da instituição informando que o diploma está em processo de expedição ou registro;
- protocolo de solicitação do diploma.
Quanto mais clara for a documentação, menor será o espaço para questionamentos sobre o efetivo preenchimento do requisito.
Concluir as disciplinas é suficiente?
Esse ponto exige atenção.
Não basta demonstrar que o candidato está no último período, que concluiu as disciplinas ou que possui previsão de terminar o curso em breve.
A regra é que a qualificação exigida para o cargo exista até o momento estabelecido juridicamente para sua comprovação, normalmente a posse.
Por isso, uma declaração informando apenas que o estudante está “provavelmente concluinte”, que aguarda determinada disciplina ou que concluirá o curso posteriormente pode não ser suficiente.
A situação é diferente quando o candidato já cumpriu todas as exigências acadêmicas e possui documentação oficial comprovando a conclusão, restando apenas a emissão material do diploma.
Leia também: Posse em concurso público e comprovação dos requisitos de escolaridade
E a colação de grau?
A colação de grau pode assumir especial importância.
Em cursos de graduação, não se deve confundir o término das disciplinas com a conclusão formal de todas as etapas acadêmicas necessárias à obtenção do grau.
No caso analisado pelo STJ no REsp 1.784.621/BA, por exemplo, a documentação demonstrava não apenas a conclusão do curso, mas também que a candidata havia colado grau antes do prazo da posse.
Assim, quando houver possibilidade, é importante que a documentação apresente claramente a data da conclusão e da colação de grau.
O edital pode exigir especificamente o diploma?
O edital vincula a Administração e os candidatos. Por isso, suas exigências precisam ser observadas.
Entretanto, a previsão literal de apresentação de “diploma” não significa necessariamente que a Administração possa ignorar outros documentos oficiais que comprovem exatamente o mesmo fato: a conclusão da formação exigida.
A finalidade da exigência é verificar se o candidato possui a escolaridade necessária para exercer o cargo, e não simplesmente conferir se ele já recebeu determinado documento físico.
Por essa razão, a jurisprudência pode afastar interpretações excessivamente formalistas quando a qualificação profissional está efetivamente comprovada.
Isso não significa, porém, que toda exigência documental prevista no edital seja irrelevante. Cada situação deve ser analisada considerando o cargo, a legislação aplicável, o conteúdo do edital e os documentos apresentados pelo candidato.
Quando a declaração pode não ser suficiente?
A declaração pode ser insuficiente quando não comprova efetivamente a conclusão do curso.
Isso pode ocorrer, por exemplo, quando:
- ainda existem disciplinas pendentes;
- o estágio obrigatório não foi concluído;
- o trabalho de conclusão de curso ainda não foi aprovado;
- falta atividade acadêmica obrigatória;
- a colação de grau ainda não ocorreu, quando necessária;
- o documento apenas informa previsão futura de conclusão;
- existe dúvida sobre a regularidade ou reconhecimento do curso.
Também é necessário verificar se o cargo exige, além da formação acadêmica, habilitação profissional específica.
Em algumas profissões regulamentadas, não basta possuir o curso superior. Pode ser necessária também inscrição ou registro no respectivo conselho profissional, conforme a legislação e as atribuições do cargo.
A Administração pode negar a posse apenas pela falta do diploma?
A negativa não deve ser analisada apenas pelo nome do documento apresentado.
A questão principal é verificar se o candidato já possuía ou não a qualificação exigida na data da posse.
Se o curso foi efetivamente concluído e isso está demonstrado por declaração, certificado, histórico e outros documentos oficiais, uma negativa fundada exclusivamente na demora da instituição de ensino para expedir o diploma pode ser questionada.
A jurisprudência do STJ demonstra que a finalidade da exigência deve ser considerada. No REsp 1.784.621/BA, foi reconhecida a suficiência do certificado de conclusão porque ele comprovava que a candidata havia concluído o curso e colado grau dentro do prazo necessário à posse.
Portanto, é necessário diferenciar duas situações:
não possuir a formação exigida é diferente de possuir a formação, mas ainda não ter recebido o diploma definitivo.
Essa distinção costuma ser decisiva.
O que fazer se a posse for negada?
Se a Administração recusar a documentação apresentada, o candidato deve solicitar que a decisão seja formalizada.
É importante identificar exatamente por que a posse foi negada e quais documentos foram considerados insuficientes.
Também pode ser recomendável apresentar requerimento ou recurso administrativo acompanhado da documentação acadêmica disponível, demonstrando que a formação já foi efetivamente concluída.
Entre os documentos relevantes estão declaração de conclusão, histórico escolar, comprovante de colação de grau, protocolo do diploma e eventual declaração da própria instituição de ensino esclarecendo que o documento definitivo ainda está em processo de expedição.
Quando a posse estiver ameaçada e o prazo for curto, pode ser necessário avaliar a adoção de medida judicial para evitar a perda da vaga.
É possível recorrer à Justiça?
Dependendo das circunstâncias, sim.
Quando o candidato consegue demonstrar documentalmente que cumpriu a exigência de escolaridade dentro do prazo e a Administração rejeita a posse exclusivamente pela ausência material do diploma, a legalidade da decisão pode ser submetida ao Poder Judiciário.
Isso não significa que toda negativa será considerada ilegal.
A análise depende, entre outros fatores, do conteúdo do edital, da legislação do cargo, da natureza da formação exigida, da data de conclusão do curso e da documentação apresentada.
Por isso, é fundamental avaliar o caso antes do término do prazo para a posse.
Conclusão
A declaração de conclusão de curso pode servir para comprovar a escolaridade exigida para a posse, especialmente quando demonstra de maneira inequívoca que o candidato já concluiu sua formação e o diploma definitivo ainda não foi expedido por razões administrativas.
O STJ possui entendimento consolidado de que a habilitação deve ser exigida no momento da posse, conforme a Súmula 266. Além disso, há precedentes reconhecendo que certificado de conclusão pode comprovar adequadamente a escolaridade quando demonstrada a conclusão efetiva do curso.
O ponto central, portanto, não é simplesmente possuir ou não o documento denominado “diploma”.
É necessário verificar se o candidato possui, no momento exigido, a formação necessária para o exercício do cargo e se consegue comprová-la por documentação oficial idônea.
Se a posse for negada exclusivamente pela ausência do diploma, mesmo diante de documentos que comprovem a conclusão do curso, é importante solicitar a decisão administrativa por escrito, reunir toda a documentação acadêmica e avaliar rapidamente as medidas administrativas e judiciais cabíveis.
Nosso escritório atua em demandas relacionadas a concursos públicos, posse, nomeação, requisitos de escolaridade, apresentação de diplomas e certificados, eliminação de candidatos e controle judicial de atos praticados pela Administração Pública.
Sobre o Escritório:
Mattozo & Ribeiro Sociedade de Advogados é especializado em Direito Administrativo, com atuação voltada especialmente para concursos públicos e servidores públicos. Há mais de uma década, o escritório atua em demandas estratégicas nessa área, consolidando-se como referência nacional pelos resultados, decisões judiciais relevantes e pela experiência acumulada ao longo dos anos.
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FAQ: Perguntas Frequentes
Declaração de conclusão de curso vale para posse?
Pode valer. Se o documento comprovar de forma segura que o candidato já concluiu a formação exigida, a ausência temporária do diploma definitivo pode não impedir a posse.
O diploma precisa estar pronto no dia da posse?
Não necessariamente. O requisito fundamental é que o candidato já possua a formação exigida e consiga comprová-la adequadamente.
Posso tomar posse antes de concluir o curso?
Em regra, não. A Súmula 266 do STJ determina que a habilitação exigida para o cargo deve estar presente no momento da posse.
Histórico escolar pode substituir o diploma?
O histórico pode contribuir para a comprovação, especialmente quando apresentado juntamente com declaração ou certificado de conclusão e comprovante de colação de grau.
A banca pode exigir exatamente o diploma?
O edital deve ser observado, mas a exigência pode ser questionada quando outros documentos oficiais comprovam plenamente a formação e a ausência do diploma decorre apenas de demora em sua expedição.
Ainda não colei grau. Posso tomar posse?
A situação exige análise específica. A simples conclusão das disciplinas pode não significar que todas as exigências para obtenção do grau foram cumpridas.
O que fazer se minha posse for negada?
Solicite a decisão formal, reúna declaração de conclusão, histórico, comprovante de colação de grau e protocolo do diploma e avalie imediatamente a apresentação de recurso administrativo ou medida judicial, especialmente se houver risco de perda da vaga.
